Zodra de week vrijgegeven wordt, staat bovenaan de pagina Rooster Maken een tabel die de planner kan helpen om zijn/haar uren- en kostennorm te behalen. Daarom is het belangrijk om goed te weten hoe je de tabel moet lezen.
Drie secties
De tabel valt uiteen in 3 secties, zoals in dit plaatje te zien valt:
1. Omzet
2. Uren
3. Kosten
De normcijfers zijn allemaal afkomstig van Weekplan. Er wordt een bepaalde omzet per dag verwacht. Er zijn een aantal normuren waarbinnen gepland moet worden en dit moet gebeuren binnen de grenzen van bepaalde kosten.
Omzet
De sectie omzet verandert met de tijd. In de onderstaande afbeelding zie je dat de tabel er anders uitziet op 4 verschillende momenten.
Van boven naar beneden gebeurt het volgende:
1. Bij het versturen van de planning wordt naam van de regel Omzet (plan) veranderd naar Omzet (verwachting)
2. Op de maandag van de week wordt de regel Omzet (actueel) gevuld met de cijfers die bij Omzet (verwachting) staan
3. Nadat de dag verstreken is, kan Omzet (verwachting niet meer gewijzigd worden) voor die dagen. Dat kan alleen nog bij de huidige en toekomstige dagen
4. Als de week voorbij is staat de regel Omzet (actueel) gevuld
Uren
De sectie uren verandert als de roosters worden verstuurd. Zodra de roosters verstuurd zijn, wordt de regel "Uren (norm) plan" en "Gepland" vastgezet en zullen alleen nog de regels "Uren (norm) actueel" en "Actueel" wijzigen als er aanpassingen gedaan worden.
In het bovenstaande fictieve voorbeeld zijn mocht er volgens de afgegeven norm 156:45 uur ingezet worden en is er slechts 84:00 uur aan roosters verstuurd. Bij de regel afwijking zie je dus dat er 72:45 uur minder gepland is dan de norm op dat moment.
Na het versturen van de roosters moet je focussen op "Uren (norm) actueel" en "Actueel" omdat de afwijking dan het verschil is tussen die regels.
Kosten
De derde sectie toont de (net als de sectie Uren) de kosten op het moment dat de roosters zijn verstuurd en wat er daadwerkelijk ingezet wordt.
Ook hierbij geldt dat de regel "Gepland" wordt vastgezet wanneer de roosters zijn verstuurd. Op dat moment zie je in de regel "Afwijking" het verschil tussen "Kosten (norm)" en "Actueel".
Aan de onderkant van de tabel worden nog de kosten weergegeven voor ziekte en overige uren (vaak zijn dat feestdag-uren). Dit is echt puur als extra info voor de planner aangezien hij/zij deze kosten niet direct kan sturen.
Voorbeeld
Nu ik hierboven de verschillende secties op verschillende momenten van de week heb laten zien, zal ik nu uitleggen hoe je een volledige tabel kan lezen. In dit voorbeeld gaat het om een toekomstige week waar de planning al van is verstuurd, want:
A. De regel "Omzet (actueel)" is nog niet gevuld
B. De regel Gepland is gevuld
Op dagniveau is er zowel in uren als in kosten een afwijking. Voor de eenvoud kijken we eerst alleen naar de maandag.
Conclusie:
De planning is sinds het versturen bijgesteld. Hoewel er meer uren zijn ingezet, zijn de kosten afgenomen. Er zijn dus duurdere uren van de planning afgehaald en goedkopere teruggezet en erbij gepland.