Op de pagina 'Rooster maken' kunnen roosters gemaakt en verstuurd worden. Daarnaast kan je er de gerealiseerde uren bijhouden.

 

Planning openen

• Ga naar 'Afdeling' -> 'Rooster maken'.
• Je krijgt op deze plek een melding wanneer er een verlofaanvraag, beschikbaarheid en/of ruilverzoek beoordeeld moet worden.
• Selecteer de afdeling(en) waarvoor je een rooster wil maken. De afdelingen die je kan selecteren zijn de afdelingen waar je aan gekoppeld bent.

• Klik op Rooster maken om de betreffende week en afdeling te laden.

Alle weken in de toekomst kunnen worden geopend. De omzetverwachting en stuurinformatie wordt alleen getoond als de week is vrijgegeven. De planning kan dan al wel gemaakt worden, maar nog niet verstuurd worden (definitief maken). Je kan het beste de planning pas maken wanneer de week is vrijgegeven, zodat je rekening kan houden met de verwachte omzet.

 

 

 

Omzetverwachting controleren

Links bovenin staat de verwachte omzet voor die week. Deze komt van de pagina 'Weekplan'. Dit is de verwachting die door de bedrijfsleider/ondernemer is afgegeven. In dit scherm is het mogelijk de verschillende afdelingen te (de)selecteren door deze aan te vinken. Voor sommige rollen is het ook mogelijk om de verwachte omzet aan te passen. In een lopende week verandert de omzetverwachting in een realisatie. Het is dan niet meer mogelijk om de omzetten op deze plek aan te passen. In de stuurinformatie-tabel kunnen alleen de omzetten voor de komende dagen nog aangepast worden.

 

 

Stuurinformatie controleren

Indien er twee afdelingen of meer worden geselecteerd, wordt de stuurinformatie onder tabs geplaatst, zoals hieronder de afdelingen Verkoop en Verkoopafhandeling. De tabel bevat verschillende rijen die we hier kort beschrijven. Als je verdere uitleg over de stuurinformatie in Rooster maken wilt, klik dan hier. 

• Uren (norm) plan: Aantal uur volgens de norm toen de planning verstuurd werd.
• Uren (norm) actueel: Aantal normuren op dit moment. Deze kan afwijken wanneer de omzet na het versturen van de planning nog wordt aangepast. 
• Gepland: Hier staat hoeveel uren/loonkosten er zijn gepland toen de roosters verstuurd werden.
• Actueel: Hier staat hoeveel uur/loonkosten er op dit moment in het rooster staan. 
• Afwijking: 
  - Als de planning nog niet gemaild is -> Hoeveel uur/loonkosten wijkt de planning af van de norm (plan). 
  - Wanneer de planning wel gemaild is -> Hoeveel uur/loonkosten wijkt het rooster op dit moment af van de norm (actueel).

 

 

Opties aanpassen

Voordat je het werkelijke rooster gaat creëren kan je een aantal punten aanpassen:

• Medewerker van een andere afdeling toevoegen
  Je kunt een medewerker (tijdelijk) toevoegen aan een afdeling door te klikken op de knop Medewerker toevoegen aan afdeling.
  
  
  
• Sortering
  Het is mogelijk de sortering van medewerkers aan te passen. Het is ook mogelijk om een 'eigen' sortering aan te maken. Zet de sortering in het rooster dan op handmatig. Vervolgens kan je op het pijltje naar boven en beneden klikken naast de naam van de medewerker om de positie van de medewerker aan te passen. Daarnaast is het mogelijk om te sorteren op nummer, voornaam, achternaam, loonkosten en contracturen. Met de AZ of ZA knop kan je oplopend of aflopend sorteren.
  
  Let op! Je kan de optie handmatig sorteren alleen gebruiken als je 'Rooster Maken' hebt geopend voor slechts één afdeling.

• Filters
  Onder Opties vind je de mogelijkheid om via rij filters te filteren op extra informatie per medewerker. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om opmerkingen aan of uit te zetten. Klik hier voor alle informatie over filteropties.

 

Rooster maken

Als alles naar wens staat kan je het rooster maken per medewerker. 

• Controleer (eventueel) de beschikbaarheid van de medewerkers door bij Filters de optie Toon beschikbaarheid aan te zetten. Je ziet dan onderaan het scherm de beschikbaarheid van de medewerker. Indien er wordt gepland op een dag dat een medewerker niet beschikbaar is, dan zal dit rooster rood worden weergegeven.
  
• Vul de uren per medewerker direct in (begin- en eindtijd, totale pauzeduur).
  Uren kunnen ingevoerd worden met een punt, komma, dubbele punt of met niets. 
• Muteer indien van toepassing de uren die automatisch zijn geladen vanuit het standaard rooster naar de te werken tijden.
  Door de tab of enter toets te gebruiken ga je naar het naastgelegen veld. Wil je meer weten over hoe je een standaard rooster kan opvoeren klik dan hier
• De regel wordt automatisch opgeslagen door naar de volgende medewerker te gaan. Je kan dit herkennen door de groene balk aan de rechterzijde van de medewerker.

 

 

Rooster (eventueel) aanpassen

Door te klikken op de knop Herberekenen worden op basis van de ingeplande uren en de kostprijsuurlonen de totalen in de stuurinformatie getoond en afgezet ten opzichte van de normering uit de begroting.

Pas de planning eventueel aan om binnen de normeringen te blijven.

 

Planning definitief maken 

• Indien het aantal uren en loonkosten akkoord zijn, kan de planning definitief gemaakt worden. Dit doe je door te klikken op de knop E-mail.
  
  
• Alle medewerkers ontvangen nu een mail met het rooster van de geselecteerde afdeling(en).
• Alle geplande uren en kosten worden opgeslagen als gepland.

Let op! Indien het rooster niet verstuurd kan worden, komt dit waarschijnlijk doordat het rooster niet aan bepaalde regels voldoet. Dit is te herkennen aan een rood uitroepteken bij één (of meerdere) medewerker(s). Pas het rooster in dat geval aan tot aan alle voorwaarden is voldaan.

• Nadat de planning is verstuurd is het mogelijk om deze alsnog aan te passen door de betreffende uren te veranderen en nogmaals het rooster te mailen. De medewerkers waarbij wijzigingen zijn doorgevoerd ontvangen dan het nieuwe rooster.

 

Is de planning definitief gemaakt? 

Dan wordt er in rooster maken getoond wie er op welke datum en welke tijd het rooster verstuurd heeft.

 

Dit wordt getoond voor elke afdeling afzonderlijk en is alleen zichtbaar als er 1 afdeling geselecteerd is.

 

 

Feestdagen

Er wordt in PMT rekening gehouden met de feestdagen. Op een feestdag wordt:

• Het standaard rooster niet automatisch geladen bij het vrijgeven van de week (voor reeds vrijgegeven weken geldt dit dus niet).
• De toeslag op deze dag standaard op 100% gesteld.
• Er bij de betreffende dag een melding gegeven van de feestdag.

 

 

WAB functionaliteiten  

Vanaf 2020 zijn er enkele nieuwe CAO regels toegevoegd aan PMT voor de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). In Rooster maken komen de volgende WAB functies aan bod:

De WAB oproeptermijn is 4 dagen maar hier mag per CAO van afgeweken worden. In onderstaand voorbeeld wordt de termijn van de CAO Levernsmiddelen gebruikt. 

Als de planner besluit binnen de 24 uurs termijn om deze dienst aan te passen naar 18:00-21:00.

Dan zal de planner bovenin zijn scherm de volgende melding zien.

Deze melding wijst de planner erop dat een wijziging in dit rooster kan leiden tot extra kosten. Er wordt een groene balk getoond aan de rechterkant van het rooster. Hiermee wordt aangegeven dat het rooster aangepast is maar nog niet is verzonden naar de medewerker. Bij het daadwerkelijk wijzigen van het rooster binnen de oproeptermijn wordt er een historisch rooster opgeslagen in PMT. 

 

- WAB teller

Voor de WAB kan het zijn dat bepaalde medewerkers binnen een maximaal aantal uur per periode moeten blijven voor de lage WW-premie. Voor deze medewerkers is een teller ingericht die de planner helpt om hierop te sturen. De WAB-teller voor deze medewerkers ziet er als volgt uit:

Zoals te zien is de teller voor de WAB te onderscheiden doordat deze oranje wordt weer gegeven en de teller gekenmerkt wordt met het label ‘WAB’.

De waardes in de teller geven het volgende aan:

• De eerste waarde is: Het maximaal aantal te plannen uren in een periode
• Tweede waarde is: Geplande uren in de betreffende periode
• Derde waarde is: tweede waarde/ eerste waarde in Procenten (afgerond op hele getallen)

 

Tip: Rooster per dag

Door te klikken op de dag boven het rooster in Rooster maken, wordt het rooster per dag geopend.



Dit overzicht toont alleen de medewerkers die op de aangeklikte dag op het rooster staan van de afdeling(en) die je hebt geselecteerd.

Van deze medewerkers wordt grafisch weergeven welke tijden ze zijn ingeroosterd en wordt de ingeroosterde pauzeduur getoond.

In de tabel onder Totalen zie je een opsomming van alle ingeroosterde medewerker per uur op de betreffende afdeling.

Eventueel ingeleende medewerkers uit een ander filiaal, worden getoond met een * voor hun naam.