Binnen PMT is het mogelijk om verlof en afwezigheid van medewerkers te boeken via de pagina 'Verlof/ Afwezig'. Deze optie wordt door bijna al onze klanten gebruikt en vervangt het oude proces van verlofaanvragen via de mail, WhatsApp of op papier. PMT geeft op de pagina 'Rooster maken' aan of er nog aanvragen zijn die beoordeeld moeten worden.
Het overzicht van alle verlofaanvragen vind je terug op de pagina 'Afdeling' -> 'Verlof/afwezig'. De medewerkers die je ziet hangen af van jouw rol in PMT. Als je als Bedrijfsleider ingelogd bent, dan zie je standaard alle medewerkers en alle verlofaanvragen. De afdelingsmanager ziet de medewerkers en de verlofaanvragen van de afdelingen waar hij/zij verantwoordelijk voor is. De aanvragen die je ziet zijn dus van de medewerkers die je mag plannen.
Let op: Als je de medewerker omgezet hebt van afdeling en je vindt hem in de 'Verlof/afwezig' module nog niet terug op die afdeling, dan moet de week nog gesloten worden waarin de omzetting heeft plaatsgevonden.
Weergave
De verlofaanvragen zijn dus op twee manieren zichtbaar: in lijstweergave of agendaweergave. Je kan wisselen tussen de weergaven door op één van de icoontjes te klikken:
De standaardweergave is de lijstweergave en deze ziet er zo uit:
Door op de kolomnaam (zoals bijvoorbeeld aanvraagdatum) te klikken kun je de lijst aflopend op oplopend een filteren.
De agendaweergave laat de goedgekeurde, lopende en afgewezen aanvragen zien in een schema van meerdere weken. Naast de naam van de medewerker zie je een kolom met contracttype en het aantal contracturen. In het geval van een min-max contract wordt het minimale aantal contracturen getoond.
Het is mogelijk om vanuit de agenda weergave een Excel-export te maken van de verlofaanvragen. Je kiest hierbij zelf over welke periode je deze export wilt maken.
Tip: Indien je nog oude verlofaanvragen in beeld hebt staan dien je deze weken af te sluiten. Als dit gedaan wordt verdwijnen de oude verlofaanvragen.
Verlof beoordelen
De eenvoudigste manier om verlof te beoordelen is om gebruik te maken van de lijstweergave of agendaweergave. Dit gaat als volgt.
1. Selecteer welke aanvraag je wil beoordelen.
In de lijstweergave klik je op de regel. Voor het overzicht is het handig om te filteren op status door die kolomnaam te klikken
In de agendaweergave klik je op de aanvraag in het schema:
2. Verander de status van de lopende naar goedgekeurd of afgewezen:
3. Klik op Opslaan om te bevestigen
Tip: Je kunt een verlofaanvraag sneller beoordelen door de rechtermuisknop te gebruiken. Klik met de rechtermuisknop in de lijstweergave op een regel of in de agendaweergave op een aanvraag. Je krijgt dan een pop-up te zien waarin je de aanvraag kunt beoordelen.
Verlof boeken voor een medewerker
Wanneer er geen aanvraag is van een verlofboeking, kan je in 'Verlof/afwezig' direct een aanvraag invoeren.
Aan de rechterkant heb je een lijst van alle aanvragen:
Als je op een van de aanvragen klikt, kan je de status wijzigen:
Klik op Opslaan om de verlofboeking op te slaan.
Bij goed- en afkeuren ontvangt de medewerker een mail met de eventuele ingegeven opmerking. Bij goedkeuren worden ook automatisch de uren bij de medewerker in het rooster verwijderd en de opmerking geplaatst dat de medewerker met verlof is.
Wil je de verlofaanvraag later nog afkeuren? Dit kan! Druk op de verlofaanvraag en pas de status aan van Goedgekeurd naar Afgekeurd. Je kunt er vervolgens voor kiezen om het oude rooster opnieuw te tonen voor de medewerker.
Ziekte boeken
Het is in de module ook mogelijk om ziekteboekingen in te voeren. Hiermee houd je zicht op de ziektemeldingen van medewerkers en kan PMT de ziekte wachtdagen juist berekenen.
- Om een ziekteboeking in te geven, selecteer je eerst de medewerker uit de lijst:
- Selecteer voor welke periode de ziekteboeking is: Eén of meerdere hele dagen of anders specifieke tijden op één dag.
- Kies een begin en een (verwacht) eind
- Selecteer goedgekeurd
- Kies de voor soort boeking, in dit geval Ziek en sla deze op
De boeking zal ook in 'Rooster maken' verwerkt worden. Dit scheelt tijd omdat je de ziekteboeking niet apart hoeft in te voeren in 'Rooster maken'.