Welke stappen moet je als Bedrijfsleider doorlopen om een medewerker aan te maken als je werkt met een medewerkerkoppeling?
En hoe wijzig je vervolgens in PMT het contract van de medewerker?
Onderstaande uitleg geeft je een duidelijk beeld met betrekking tot deze vragen en begeleid je door de stappen die nodig zijn om je medewerkers op een juiste manier te beheren in PMT.
Nieuwe medewerker toevoegen
Deze documentatie is gericht op klanten met een medewerkerkoppeling. In het geval van zo'n koppeling worden de medewerkersgegevens gesynchroniseerd vanuit het HRM pakket van de partner (NMBRS, Loket, Payroll cloud of AFAS).
Door een nieuwe medewerker aan te maken in het HRM pakket, komt deze automatisch in PMT.
Als dit is gebeurd kan er vervolgens met de volgende knop worden gesynchroniseerd:
Deze vind je onder 'Winkel' -> 'Afdeling'
Heb je op de knop gedrukt maar weet je niet zeker of de Synchronisatie heeft gewerkt? Dan kun je dit terug vinden in de winkelprocesberichten. Deze vind je onder ‘Winkel’ -> ‘Winkelprocesberichten’.
Zo'n winkelprocesbericht ziet er als volgt uit:
Hierin is duidelijk te zien of de gegevens zijn geüpdatet en of er een nieuwe medewerker is toegevoegd.
Medewerkersgegevens wijzigen
Wil je het e-mailadres van de medewerker wijzigen of krijgt hij of zij een nieuw contract dan kun je dit in het systeem van onze partner aanpassen maar hou rekening met de volgende punten:
- Contracteigenschappen: Indien je contracteigenschappen wilt wijzigen en je doet dit in een bestaand contract dan zullen deze wijzigingen vanaf de startdatum van het contract in PMT worden doorgevoerd. In dit geval is het beter om een nieuw contract aan te maken in het systeem van de partner.
- Kostprijsuurloon: Indien je het kostprijsuurloon (KPU) wijzigt, zal dit per datum in dienst worden gedaan. Dit veld wordt alleen overgenomen als de koppeling het ondersteund. Zie je dit niet wijzigen? Dan moet je de KPU’s wijzigen door zelf een excelbestand in te lezen. Klik hier voor meer info.
Het verschilt per koppeling welke velden van het contract worden overschreven. Controleer daarom altijd in PMT of het juiste contract gesynchroniseerd wordt en of belangrijke instellingen als VAK opbouw goed door komen.
Tip: Weet je niet zeker of een bepaald veld wordt overschreven pas deze dan aan in PMT en druk vervolgens op de 'Synchroniseer medewerkers' knop om te testen of de instelling blijft staan.
Medewerker uit dienst melden
Om een medewerker uit dienst te melden hoef je enkel een datum uit dienst in te vullen in het systeem van de partner. Als deze datum uit dienst gevuld is en je synchroniseert vervolgens met PMT dan zul je zien dat de medewerker uit dienst wordt gemeld.
Let op: Vergeet niet te synchroniseren met PMT als je de medewerker verwijderd in het systeem van de partner. Als de synchronisatie niet heeft gelopen zal de medewerker In dienst blijven in PMT.
Door het invullen van dit veld, is de medewerker na deze datum niet meer actief in PMT. Wanneer de medewerker inlogt in PMT kan hij enkel nog zijn loonstrook ophalen. De medewerker zal geen nieuwsberichten meer ontvangen en is ook niet meer zichtbaar in het rooster.
Tip: voer je een medewerker dubbel op dan kun je de foutieve medewerker verwijderen door een uit dienst datum in te geven.
Exporteer medewerker gegevens
Wil je de gegevens van je medewerkers exporteren? Dit kan.
Om medewerker gegevens te exporteren ga je als volgt te werk:
- Ga in PMT naar 'Winkel' -> 'Medewerkers'.
- Klik op Exporteer medewerker gegevens.
- Kies vervolgens voor formaat .xls en contract info actueel en klik op download export.
De contract info kun je zelf op de volgende wijze filteren:
- Geen: Alle medewerkers in PMT worden geëxporteerd, zonder contractinformatie.
- Actueel: Alleen de medewerkers in PMT die in dienst zijn worden geëxporteerd, met contractinformatie.
- Laatste: Alle medewerkers in PMT worden geëxporteerd, met de contractinformatie van het laatste contract.
- Alle: Alle medewerkers in PMT worden geëxporteerd, met alle contractregels.