Dit artikel gaat over het in lijn brengen van je eigen begroting met de normering van Albert Heijn. Veel franchisers kiezen ervoor om meer uren in te zetten dan de AH-norm. De kunst is om ervoor te zorgen dat dit op een verantwoorde manier gebeurt, zodat je grip houdt op de uren en kosten. Het onderstaande stappenplan is een manier om dit aan te kunnen pakken.
Stap 1. Zorg voor een realistische begroting in Jaarplan
Een basisvoorwaarde voor het sturen op een eigen begroting is dat je een realistische begroting in jaarplan hebt ingeladen. Klik hier als je meer wil weten over hoe je dat moet invoeren. Het gaat erom dat er voor die week per afdeling een haalbare combinatie van omzet, productiviteit (of uren) en kosten ingevuld staat.
In dit artikel nemen we voor het gemak alleen afdeling Verkoopklaar als voorbeeld, maar het geldt ook voor andere afdelingen. Als voorbeeld nemen we een winkel die in deze begrotingsperiode een totaalomzet van €245.000 draait. De afdeling Verkoopklaar heeft een aandeel van 55.10% met een omzet van €135.000.
Voor €135.000 wil je 424 uur inzetten en dit mag €4.050 kosten.
Stap 2. Vergelijk de productiviteit in Weekplan
De cijfers die in jaarplan staan worden ook in Weekplan getoond. Bij stap 4 zie je twee regels staan en de regel B laat de situatie zien zoals die in jaarplan staat. Regel W zijn de cijfers uit Weekplan. Als je de week vrijgeeft, dan geef je aan dat de cijfers uit regel W gebruikt moeten worden.
Als je met de normering van AH werkt, dan zijn de uren die genormeerd worden niet gebaseerd op een vaste productiviteit. Albert Heijn berekent (net als veel andere retailformules) de werklast op basis van de hoeveelheid items je verwacht te verkopen. Dit loopt niet evenredig met de omzet, zoals bij productiviteit. We zullen productiviteit hieronder wel gebruiken als hulpmiddel om te weten hoeveel uren je kan toevoegen.
Voordat je verder gaat in Weekplan, moet je eerst opnieuw de normering ophalen. Het aantal uren dat in de regel W komt te staan is het aantal uren dat je vanuit de normering van AH krijgt. Houdt er rekening mee dat hier al winkelspecifieke uren aan toegevoegd kunnen zijn. Door op het pijltje naast de W te klikken, krijg je alle uren te zien die je voor de verschillende taken krijgt. Als het aantal winkelspecifieke uren 0 is, weet je dat het aantal uren puur de 'kale' AH-norm is.
In ons voorbeeld krijgt de afdeling Verkoopklaar 406 uur genormeerd van bij een omzet van €175.000. Dit is minder dan de 424 uur die we in de begroting hebben opgenomen bij een omzet van €135.000. De productiviteit is handig om het aantal uren te vergelijken terwijl je rekening houdt met de omzet die nooit exact overeenkomt met jouw begroting.
De productiviteit is met €430 veel hoger dan wat we in de begroting met €318 hebben opgenomen:
Dit betekent dat de AH-norm in verhouding een stuk minder uur genereert dan dat wij zouden willen.
Stap 3. Voeg winkelspecifieke uren toe wanneer jouw begroting daar om vraagt
Als de het aantal uren dat je vanuit de AH-normering krijgt minder is dan dat je hebt besloten om in te zetten, kun je extra uren toevoegen. Deze uren worden 'winkelspecifieke uren' genoemd, omdat ze buiten de normering vallen en een keuze zijn van de franchiser. Hierbij moet je goed de productiviteit in de gaten houden die je zelf als leidraad hebt vastgesteld in je begroting.
Om uit te rekenen hoeveel winkelspecifieke uren je in moet vullen, moeten we uitgaan van onze eigen vastgestelde productiviteit en terugrekenen hoeveel uur we volgens die productiviteit zouden moeten ontvangen. Door omzet door uren te delen krijg je productiviteit. Als je de productiviteit al weet, kun je met dezelfde formule ook het aantal uren terugrekenen:
omzet/productiviteit=uren
Dus:
175.000/318 = 550,31
Volgens de productiviteit die we als leidraad nemen (€318) zouden we bij een omzet van €175.000 dus ongeveer 550 uur moeten ontvangen. Door het aantal uur dat je daadwerkelijk volgens de AH-norm ontvangt van dat aantal af te halen, krijg je het aantal uur dat je toe wil voegen:
550,31 - 406 = 144,31
We weten dus nu dat we 144 en 15 minuten (houdt er rekening mee dat je vanaf decimalen naar minuten terugrekent en dat WLP alleen per kwartier accepteert) als "Winkelspecifieke uren" toe kunnen voegen.
Als je dit opslaat in WLP en vervolgens de norm opnieuw ophaalt, krijg je de nieuwe berekening inclusief de toegevoegde "winkelspecifieke uren" te zien.
Het aantal normuren komt op deze manier overeen met de door ons gekozen productiviteit.